یک ربع مانده به ۸، به سرعت ماشین را روشن کردم و از پارکینگ به سمت در خروجی ساختمان رفتم. زمانم بسیار کم بود و ساعت ۸ باید در جلسه ای با حضور مدیران هلدینگ های کشور سخنرانی می کردم. در این فکر بودم که به محض رسیدن ماشین را جلوی ساختمان رها کنم و تا سالن جلسات بدوم که گوشی ام زنگ خورد، گوشی را برداشتم و بدون نگاه کردن به شماره سریع گفتم: سلام من الان عجله دارم، به شما زنگ میزنم. داشتم گوشی را قطع می کردم که صدایی از پست تلفن گفت کمک!
هشت هفته قبل
اواخر آذرماه بود، در دفترم به یکی از کسب و کارهای موفق در صنعت درب و پنجره سازی مشاوره می دادم. کسب و کار جمع و جوری داشتند که خانوادگی با هم اداره می کردند، پتانسیل رشد در کسب و کارشان بسیار زیاد بود اما آنها درگیر مسائل حاشیه ای بودند و از طرفی بابت مالیات نگران. از آنها درباره اولویت بندی در کسب و کارشان و برنامه ریزی آنها برای رسیدن به این اولویت ها پرسیدم. در کمال تعجب متوجه شدم به هیچ عنوان یک برنامه ریزی متناسب با اولویت را نداشتند.
اولین کمکی که به آنها کردم، شفافیت در اولویت بندی بود. ما یک جلسه طوفان فکری سه ساعته داشتیم و من تمام توانم را گذاشتم تا اولویت های مدنظر آنها برای یک سال آینده شان را شفاف کنم. در این حین سعی کردم اولویت هایی را برای رشد کسب و کارشان تعیین کنم.
مسئله مالیات
مسئله مالیات را تا حدی برایشان شفاف کردم، آنها در حالی که گردش مالی ماهیانه ۱۰ میلیارد تومانی داشتند، شرکت ثبت شده نداشتند. تصمیم گرفتیم شرکتشان را ثبت کنند و مالیات را بدهند. بعد از یک جلسه مفصل به آنها گفتم برای رسیدن به اولویت هایشان، برنامه ریزی کنند و برنامه هایشان را با من به اشتراک بگذارند.
تاکید من در آن جلسه برنامه ریزی متناسب با اولویت بود. همه چیز به نظر می رسید خوب پیش می رود تا آن که آن روز صبح موبایلم زنگ خورد.
درخواست کمکی که فکرش را نمی کردم.
آن کسب و کار توسط سه برادر تحصیل کرده مدیریت می شد و من جزئیات برنامه ریزی و اولویت بندی را تا حد زیادی برای آنها شفاف کرده بودم و حتی تا اواسط مسیر همراهشان بودم. اما تصمیم گرفتم ادامه روند را به آنها واگذار کنم تا مستقل رشد کنند. نکته این است که همیشه همه چیز آن طور که ما فکر می کنیم پیش نمی رود.
آنها اصل برنامه ریزی متناسب با اولویت را رعایت نکرده بودند و اعضای تیمشان را در برنامه ریزی دخیل نکرده بودند. اوضاع وخیم تر از چیزی بود که فکرش را می کردم، کارمندانشان برای اعتراض به تغییر اولویت ها و روند ثابت کارها به نوعی اعتراض کرده بودند و کار نمی کردند. سه برادر روی جزئیات برنامه ریزی به اختلاف خورده بودند و با هم صحبت نمی کردند، طی یک ماه گذشته گردش مالی آنها از ۱۰ میلیارد به ۶ میلیارد کاهش پیدا کرده بود.
از وخامت بیش از اندازه اوضاع کسب و کارشان دیگر برایتان نمی گویم. تصمیم گرفتم به آنها کمک کنم، دست به کار شدیم و سعی کردیم ۷ اصل را در برنامه ریزی پیاده سازی کنیم و یک برنامه ریزی متناسب با اولویت داشته باشیم. می توانم بگویم وقتی برنامه ریزی تکمیل شد ورق برگشت و کسب و کارشان به گونه ای زیر و رو شد که خودشان از میزان رشد آن تعجب کرده بودند.
۷ اصل برنامه ریزی
- اولویت ها را با اعضای تیم تان مشخص کنید.
- در بررسی اولویت هایی که باید به آنها برسید، رقبا را هم بررسی کنید و آنها را دست کم نگیرید.
- در رسیدن به اولویت ها، به گونه ای برنامه ریزی کنید که خودتان و اعضای تیم تان را به چالش بکشید.
- به گونه ای برنامه ریزی کنید که ضرب آهنگ فعالیت هایتان سریع باشد. ضرب آهنگ کند در رسیدن به اولویت ها ممکن است اعضای تیم را بی انگیزه کند.
- در برنامه ریزی هایتان جایگاهی برای تعامل مناسب و مثبت بین اعضای تیم قائل باشید.
- به گونه ای برنامه ریزی کنید که هم خودتان و هم اعضای تیم تان رشد کنید.
- در ازای پیشرفت های کوچک اعضای تیم تان را تشویق کنید.
دوباره برگرديم به تماس تلفني ساعت ۸ صبح
اولین سوالی که من از علی پرسیدم این بود که اعضای تیم تان درباره اینکه روند کار کند شده و اوضاع وخیم است چه احساسی دارند؟
او گفت آنها دقیقا وخامت اوضاع را نمی دانند ولی به میزانی ناراضی هستند که می خواهند استعفا بدهند. به او پیشنهاد دادم وخامت اوضاع را با دادن اطلاعات به کارمندانشان به آنها بگوید و آنها را برای یک جلسه مشترک با من دعوت کند. در آن جلسه برای برنامه ریزی متناسب با اولویت ها، با کمک کارمندان از اصول برنامه ریزی استفاده کردیم و در نهایت تیم توانست ورق را برگرداند.
وقتی به سراغ تفکرات، سوالات و چالش امروز می روید به این فکر کنید که شما چطور می توانید ورق را به نفع رشد سازمان برگردانید.
مجموعه پست های «چالش ۵ هفته ای رهبری» برداشت آزادی از کتابی با همین نام نوشته پاتریک لدین است. مفاهیمی که نویسنده اصلی قصد منتقل کردن آن را داشت در فضایی ایرانی و با داستان سازی ای که حاصل ذهن من هستند ویرایش شده است تا خوانندگان عزیز فضاسازی و ارتباط ذهنی راحت تری داشته باشند.
تکالیف عملیاتی برای برنامه ریزی متناسب با اولویت ها
روز ۲۷: برنامه ریزی متناسب با اولویت ها
تفکرات امروز:
پیوند یک اولویت مهم با یک برنامه جذاب یک دستور العمل برای تبدیل کار به یک بازی برنده است.
سوالات امروز:
- آیا تا به حال خودتان را در حال بازی در یک برنامه ریزی متناسب با اولویت ها دیده اید؟ اوضاع چطور بود؟ احساس شما به این بازی چطور بود؟
- تا به حال خودتان را در حال بازی در یک برنامه بسیار دور از اولویت ها دیده اید؟ اوضاع چطور بود؟ احساس شما به این بازی چطور بود؟
- چگونه می توانید تفاوت در نگرش، تعهد و اشتیاق تان را هنگام مقایسه پاسخ به این دو موقعیت توصیف کنید؟
چالش امروز:
به کسی فکر کنید که می دانید با تمام وجود، خودش را وقف کسب و کاری کرده است. از او بپرسید چگونه می تواند تشخیص دهد که در مسیر درستی برای رسیدن به اولویت هایش دارد تلاش می کند؟ از او بپرسید آیا قدرت برنامه ریزی متناسب با اولویت ها را دارد یا خیر؟